Office Manager, un métier nouveau ❓ Pas vraiment😉. Un métier qui se développe fortement en France ? Absolument. Et pourquoi les PME, les TPE et les start-ups en sont-elles les plus friandes ? La réponse, c’est cette entreprise cliente, agence d’architecture créée en 2020 sur le pays aixois qui l’apporte. Sa dirigeante a de toute évidence fait le bon choix de se doter, 3 jours par semaine, des multi-compétences de notre Office Manager externalisée SPHERE PME.
Ce n’est peut-être pas une découverte pour cette architecte canadienne quand, en 2020, elle s’installe dans le sud provençal et ouvre son cabinet chez elle. En Amérique du Nord, vous créez et fermez une entreprise du jour au lendemain. Les conditions ne sont pas vraiment comparables en France…
Son affaire prend. Elle cherche vite un local professionnel. Elle recrute, passe de micro-entreprise à TPE.
Déclarations sociales, complémentaire santé, CPF, obligations d’affichage liées aux salariés… La liste des démarches, enregistrements et documents RH conformes aux règlementations françaises s’allonge, en même temps que les contrats, souscriptions et abonnements à payer, pour assurer le local, se fournir en énergie, internet, téléphonie mobile…
Un premier licenciement survient.
Fin 2022, la dirigeante rencontre Florence Lajournade, Office Manager (OM) parmi les entrepreneurs engagés de SPHERE PME. OM est un métier multifonctions bien connu dans les pays anglophones où il s’est d’abord développé. Cette cliente nord-américaine hésite d’autant moins à lui confier, à raison de trois jours par semaine, trois missions : la gestion juridique et administrative de son entreprise, la mise en conformité de tous ses documents et le pilotage financier.
De suite, notre OM épluche tout ce qui exige vérification avec les qualités propres à son métier : connaissance du réglementaire, gestion des priorités, rigueur, confidentialité. Elle va ainsi détecter toutes les anomalies, oublis et erreurs, puis passer aux remèdes. Ce sera des « coupes franches » pour dédoublonner des prestataires et des contrats. Ce sera la négociation avec les mutuelles complémentaires santé, la révision et l’amélioration des CGV de l’entreprise… En parallèle, elle met en place un contrôle étroit de la trésorerie.
👍 Six mois plus tard, les voyants sont au vert. Sécurisation juridique de l’entreprise, réalisation d’économies et optimisation des coûts, la voilà en condition de repartir en vitesse de croisière, assainie, et d’envisager sa croissance.
La dirigeante pourra toujours prendre appui sur les compétences juridiques de Florence Lajournade pour développer son activité l’esprit tranquille. Connaître, comprendre et appliquer les règles et les normes, si nombreuses et changeantes en France, c’est son expérience. Une spécialité qui la distingue de tous les profils d’OM polyvalents. Un atout de taille pour ses clients, car quel dirigeant a le temps et les clés de lecture pour être toujours à jour et dans les clous ?
L’architecte chef d’entreprise sait également pouvoir miser sur l’ensemble des compétences en gestion administrative et financière, commerciale, RH, organisation, communication, méthodes et outils que possède notre OM pour accompagner efficacement son développement économique.
C’est d’ailleurs un plan prévisionnel que Florence Lajournade va mettre en place afin d’anticiper l’embauche en CDI de 2 jeunes aujourd’hui en alternance. Et réussir le projet d’agrandissement du cabinet d’architecture dans un lieu plus visible en Provence. Elle montera d’ailleurs les dossiers de demande de financement.
🎁 Par son parcours et son expérience, Florence Lajournade est une OM qui peut apporter également une aide à la décision. Bras droit de dirigeant, elle est une tête non seulement de plus dans l’entreprise, mais une tête pleine d’idées nouvelles, parfois innovantes. C’est sur son conseil que cette cliente architecte a participé en 2023 pour la première fois à un salon. Un investissement dont on sait qu’il est un pari sur l’avenir, les retombées commerciales se faisant souvent dans le temps.
Généraliste-expert ou expert-généraliste, plus et mieux que l’ex-assistant(e) de direction, l’OM est un métier en or pour les entreprises en général. Chômage technique, connaît pas !
Parce que l’OM offre une ressource quasiment « tout en 1 », elle est idéale pour les PME, TPE et start-ups pour lesquelles l’optimisation organisationnelle et financière est une nécessité. En ajoutant la solution d’externalisation, l’OM flexible, à temps partagé comme le propose SPHERE PME, ne peut pas mieux répondre aux différents besoins et moyens de recrutement.
👉 Exemple avec cette dernière cliente en date, TPE de 10 salariés dans l’informatique, implantée sur 3 sites. Intéressée par une mission OM de 2 jours par mois pour la re-rédaction de contrats clients et fournisseurs (focus en vue sur les coûts de la flotte de véhicules pros) et la mise en conformité des déclarations sociales.
Mais ce sera une prochaine histoire !
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